Wir kennen sie alle, sie liegen in Aktenmappen in der Verwaltung, hängen in langsam einstaubenden Bilderrahmen an der Wand oder sind im verstecktesten Ordner im Intranet gespeichert und werden einmal schnell angeguckt, 5 Minuten bevor der Auditor durch die Tür kommt: Organigramme. Wichtige Punkte im Audit mitgenommen, aber ansonsten Mehrwert nah an der Null.
Dabei ist ihr (eigentlicher) Zweck durchaus sinnvoll und notwendig: Die Struktur des Unternehmens und die Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden darstellen und für andere Mitarbeitende greifbar machen. In dem beschriebenen Setting bestenfalls eine gute Ausgangslage für Ratespiele, denn wer weiß schon, welche Aufgabe eine Verwaltungsleitung wirklich hat oder ob für ein Rundschreiben an die Mitarbeitenden nun die Unternehmenskommunikation, die Personalabteilung oder vielleicht doch die Geschäftsführung zuständig ist. All diese Informationen kommen in den klassischen Organigrammen zu kurz und zwar egal ob es sich um eine hierarchische Linienorganisation oder eine Matrixorganisation handelt.
Produktivitätskiller Organigramm?
Doch genau vor dieser Frage stehen Mitarbeitende und werden ratlos mit kryptischen Zeichnungen zurückgelassen. Echter Mehrwert und effizientes Arbeiten Fehlanzeige. In einer Befragung von Censuswide im Jahr 2019 gaben fast 60 Prozent der befragten Wissensarbeitenden an, dass der schwere Zugang zu relevanten Informationen einer der Hauptgründe für eine mangelnde Produktivität im Job ist.
In Zeiten, in denen in Deutschland die 42-Stunden-Woche als Ausweg aus dem Fachkräftemangel diskutiert wird ein Manko, das wir uns eigentlich nicht leisten können. Vielmehr wird der einfache und schnelle Zugang zu (entscheidungs-) relevanten Informationen entscheidend für die Produktivität und damit für die Wettbewerbsfähigkeit von Teams, Projekten und Unternehmen.
Starre Organigramme, die irgendwo ausgedruckt oder abgespeichert sind, vermitteln den Irrglauben von Beständigkeit und festen Strukturen. Doch genau diese kann sich ein zukunftsfähiges Unternehmen eigentlich gar nicht mehr erlauben.
Produktivität entsteht durch Flexibilität und Dynamik.
Ein Fakt, der sich in der Realität von Unternehmen und in der Vielzahl von (internen) Projekten widerspiegelt, nicht aber in den Kästchen (oder Kreisen) ihrer Organigramme.
Welche Informationen brauchen Ihre Mitarbeitenden wirklich?
Denn die eigentliche Magie in Unternehmen findet genau da statt, wo das Organigramm nicht hinkommt: Zwischen den einzelnen Kästchen: In der Art der Zusammenarbeit, den individuellen Aufgaben (die oft so gar nicht in eine Jobbeschreibung passen) und/oder den (verborgenen) Skills der einzelnen Mitarbeitenden. Informationen über die Tools, mit denen die unterschiedlichen Kolleg:innen arbeiten, kollektives Wissen aus der individuellen Erfahrung der verschiedenen Teams – all das ist es, was über Erfolg und Misserfolg von Unternehmen entscheidet.
Aus diesen Informationen können Mitarbeitende schnell die passende Ansprechperson zu einer Fachfrage finden, Projektverantwortlichen fällt es leichter, interdisziplinäre Projektteams zusammenzustellen und Führungskräfte können bessere und fundiertere Entscheidungen treffen.
Damit Ihre Organisationsstrukturen also nicht in einem Bilderrahmen, einer Aktenmappe oder irgendwo im Intranet ungenutzt einstauben, müssen Sie ihnen Leben einhauchen. Gefragt sind Tools, in denen Sie die Informationen dynamisch pflegen können, in denen nicht nur die Positionsbezeichnung, sondern auch die tatsächlichen (darüberhinausgehenden) Aufgaben erfasst werden können und mit denen eine Vernetzung von Menschen, Themen und Informationen möglich ist.
Hat das klassische Organigramm also ausgedient?
Den klassischen Darstellungsformen von Organigrammen gelingt es nicht (mehr) den Arbeitsalltag und die Realität in Unternehmen darzustellen. Relevante Informationen und Assets der Zusammenarbeit gehen zwischen den Kästchen und Linien verloren.
Was ein Werkzeug für Transparenz und Übersicht sein sollte, wird zum Bremsklotz der Produktivität.
Die Aufgabe des Organigramms, genau diese Organisationsstrukturen darzustellen, ist aber so aktuell und relevant wie nie zuvor: Denn Produktivität erfordert Übersicht und Transparenz, eine schnelle Einarbeitung braucht Klarheit über Strukturen und Prozesse und dezentrales Arbeiten braucht eine zentrale Informationsbasis.
Kurzum: Es braucht eine gute Visualisierung von Strukturen und Wissen innerhalb von Unternehmen und Teams, aber das Organigramm als Instrument muss dafür neu gedacht werden.
