Deadlines richtig setzen: 4+1 Zeitmanagement-Tipps für deinen Teamerfolg

17.1.2023

von

Con Cubo

Verbindlichkeit und Verlässlichkeit gehören zu den Kernelementen erfolgreicher Teams – das hat schon Googles Aristoteles Projekt herausgestellt. Ein wichtiger Faktor dafür ist das Einhalten von Deadlines. Zu den unerlässlichen Aufgaben eines Team- oder Projektleiters bzw. -leiterin gehört es daher, das Team zu befähigen, die Arbeit rechtzeitig und in der richtigen Qualität zu erledigen. Mit Deadlines und Fristen strukturieren wir Meilensteine und die einzelnen Projektphasen.  

Doch wie gelingt es uns, Deadlines und Fristen aufzustellen, die unserem Team einen Mehrwert bieten, ohne durch lästiges Mikromanagement Prozesse und Aufgaben unnötig kompliziert zu machen?  

Fangen wir erst einmal mit der Frage an, warum wir Deadlines überhaupt brauchen.  

Warum sind Deadlines so wichtig? – 3 gute Gründe

Müssten wir nicht eigentlich von erwachsenen, erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erwarten können, dass sie sich eigenständig strukturieren und bei der Erledigung ihrer Aufgaben nicht unnötig herumtrödeln?  

1. Deadlines schaffen Struktur und erlauben Priorisierung

In Zeiten von zunehmend flacheren Hierarchien und selbst organisierten Teams wirkt die Forderung nach Deadlines und Fristen schon fast ein bisschen antiquiert. Dennoch stellen gute Deadlines hier keinen Widerspruch dar. Im Gegenteil: Auch ein selbst organisiertes Team kann sich nur dann gut strukturieren, wenn es die Bedeutung und Priorisierung der einzelnen Aufgaben kennt. So schärfen echte Deadlines den Fokus deines Teams auf eine Aufgabe und ermöglichen es den Mitarbeitenden, unterschiedliche Arbeitsschritte und Projekte zu priorisieren.  

2. Deadlines vermitteln Purpose

So banal das klingen mag, aber eine Aufgabe, die nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein muss, hat keinen Wert, denn sonst müsste sie ja irgendwann mal fällig werden. Natürlich gibt es diese Aufgaben, die wir mitnehmen für „wenn mal Zeit ist“. Aber seien wir ehrlich: Wir gehen sie erst dann an, wenn wirklich nichts anderes mehr auf der Liste ist oder wenn eben dieser Task plötzlich doch ein Fälligkeitsdatum bekommt.  

Eine Deadline zeigt deinem Team, dass ein Arbeitsergebnis einen Bedarf deckt, dass es tatsächlich gebraucht wird. Das steigert die Motivation.

3. Deadlines erzeugen positiven Stress

Der berühmte Eustress – die goldene Mitte zwischen Langeweile und Überforderung – hier erreicht das Team seine maximale Produktivität und genau diesen Zustand fördern gute Deadlines. Dein Team fühlt sich motiviert, weil es sich in einem gesunden Maß anstrengen muss, um ein Ziel zu erreichen.  

Deadlines erzeugen positiven Stress, den sogenannten Eustress

Und damit sind wir auch schon mitten in der Beantwortung der nächsten Frage:

Was macht eine gute Deadline aus? – 4 Erfolgsfaktoren, die du als Teamlead sicherstellen solltest

1. Gute Deadlines haben eine Bedeutung

Moment – sollen sie nicht eine Bedeutung vermitteln? Ja, sollen sie und das können sie besonders gut, wenn sie auch tatsächlich eine Bedeutung haben, sprich wenn das Arbeitsergebnis sowohl inhaltlich als auch zeitlich tatsächlich Sinn stiftet und gebraucht wird. Fake-Deadlines, die künstlich Stress erzeugen und deren Arbeitsergebnisse dann erstmal für Monate ungenutzt in der Schublade versanden, können schnell zum Motivations-Killer werden.

Dein Team braucht keine Beschäftigung, sondern eine Aufgabe.  

Motivation bei deinem Team erzeugst du, indem du als Teamleiter oder Teamleiterin das berühmte Big Picture aufzeigst und einordnest, welchen Beitrag dein Team mit dieser Aufgabe zum Erreichen des Gesamtziels leistet.

2. Gute Deadlines haben eine klare Begründung

Direkt damit einher geht die nächste Eigenschaft einer guten Deadline: Sie ist sinnvoll begründet. Am kommenden Mittwoch steht ein Besuch des Vorstands an, bei dem du die Arbeitsergebnisse deines Teams erläutern sollst? Dann ist es sinnvoll, deinem Team eine Deadline am Montagmittag, 12 Uhr, zu setzen und idealerweise damit zu begründen, dass du dann die verbleibende Zeit für deine eigene Vorbereitung mit diesen Ergebnissen nutzen kannst.  

3. Gute Deadlines sind realistisch

Neben den externen Anforderungen, wann ein Projekt oder eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, solltest du beim Festlegen der Deadline unbedingt darauf achten, dass sie mit den vorhandenen Ressourcen und Skills auch tatsächlich erreichbar sind. Denk dabei an den motivierenden Wert von Eustress. Dafür sollte sich ein Ziel mit einer gewissen Anstrengung erreichbar anfühlen, ohne das Team in andauernde Überlastung zu stürzen. Hindernisse wie zum Beispiel fehlende Ressourcen solltest du als Teamlead aus dem Weg räumen.

Für die realistische Planung des Aufwands ist es dabei notwendig, nicht nur das Projekt oder die Aufgabe selber zu betrachten, sondern auch zu berücksichtigen, welche anderen Aufgaben und Verantwortlichkeiten die einzelnen Teammitglieder zusätzlich erfüllen müssen.

In der Regel sind wir in unterschiedlichen Rollen und Projekten aktiv und müssen daher unsere Kapazitäten auf unterschiedliche Aufgaben verteilen. Dies gilt es beim Setzen realistischer Deadlines zu berücksichtigen.  

4. Gute Deadlines beziehen sich auf einen überschaubaren Zeitraum

Aus einer Gesamtprojektlaufzeit von drei Jahren für eine umfangreiche Änderungsmaßnahme kann noch kein Teammitglied eine klare Aktivität erkennen. Brich daher große Zeitspannen und Aufgaben auf einzelne Teilziele mit konkreten kurzfristigen Fälligkeiten herunter.  

+ 1 Gute Deadlines brauchen gute Kommunikation

Der wahrscheinlich wichtigste Faktor, eine Deadline zu erreichen, ist es, sie überhaupt zu kennen. Teile deinem Team mit, zu welchem Termin du ein Arbeitsergebnis brauchst und stell sicher, dass alle Teammitglieder diese Information auch bekommen. Dokumentiere Deadlines an einem zentralen Ort, den dein Team kennt und auf den jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin zugreifen kann. Dafür eignet sich zum Beispiel ein zentrales Aufgaben-Management-Tool.  

Aber auch nach der initialen Bekanntgabe der Deadline spielt Kommunikation eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sie auch zu erreichen. Nutze den Austausch mit deinem Team, um über den Fortschritt im Bild zu sein und Risiken oder Hindernisse frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen. Als Team- oder Projektleiter oder -leiterin ist es deine Aufgabe, dein Team dabei zu unterstützen und darin zu befähigen, ein Ziel zu erreichen. Positionier dich daher als Unterstützung, nicht als Kontrollinstanz.  

Deadlines helfen also dir und deinem Team, eure Arbeit sinnvoll zu strukturieren. Sie erlauben es, einzelne Aufgaben zu priorisieren und bilden so die Leitplanken für eine eigenverantwortliche Teamarbeit. Damit eine Deadline diesen Zweck erfüllt, ist es wichtig, dass sie realistisch sind und inhaltlich begründet sind. Suche daher für gute Deadlines immer auch den Austausch mit deinem Team, damit ihr gemeinsam eure Ziele erreicht.

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