Auf der einen Seite hört man überall von Fachkräftemangel und damit Einführung der 42h-Woche, auf der anderen Seite sei die „40-Stunden-Woche überbewertet – da man eh keine 8h am Tag wirklich produktiv arbeiten kann“
Doch was bedeutet das eigentlich - produktives Arbeiten bzw. Produktivität? Und bedeutet mehr Arbeitszeit auch gleich mehr Arbeit und produktiveres Arbeiten ergo mehr Ergebnisse?
Was ist Produktivität? Und lässt sie sich wirklich durch einfache Tipps und Tricks so stark verbessern?
"Das Wort Produktivität ist abgeleitet von produktiv, Produkt, Produktion und bedeutet, die Eigenschaft des Produktiv-Seins, die Fähigkeit des Produzierens zu besitzen. In dem Maße oder Grad, wie diese Eigenschaft vorhanden ist, besteht Produktivität."
- So eine Definition von W. Frenz aus dem Jahr 1963.
Ganz allgemein betrachtet ist Produktivität die Mengenbeziehung bzw. der Quotient aus Output und Input. Also welches Ergebnis/Ausbringung kann mittels eines gewissen Einsatzes von Produktionsfaktoren eingefahren werden.
Optimieren könnte man dies analytisch ganz "einfach", indem man entweder mehr Output bei gleichem Input generiert oder weniger Input bringt und gleichen Output erzeugt. So das Minimal- bzw. Maximalprinzip.
Bei Jobs in der Produktion lässt sich dies daher recht einfach anhand von Stückzahlen messen und Verbesserungspotentiale finden.
Doch kann man in der heutigen Zeit, wo Digitalisierung und die Verlagerung von Arbeit unsere Arbeitswelt dominieren, Produktivität immer noch so einfach definieren und herunterbrechen?
Bei kreativen, administrativen oder analytischen Tätigkeiten/Aufgaben sieht das Ganze anders aus. Hierbei ist die Messbarkeit ein erstes Problem und damit verbunden schließlich auch die Optimierung. Auch wenn verschiedene KPIs und Fristen stehen, sind diese meist selbst gesetzt und teilweise flexibel.
Für eigentlich „schnelle“ Aufgaben geht zusätzlich mehr Zeit drauf als eingeplant oder sich effizient anfühlt, weil das Drumherum viel Zeit in Anspruch nimmt. Beispielsweise sind Zuständigkeiten unklar, man wartet auf Zuarbeiten, Skills, Tools, Zugangsrechte o.Ä. fehlen oder, oder, oder … sodass man sich am Ende des Tages „unproduktiv“ fühlt, obwohl man doch seine acht Stunden gearbeitet hat. Einfach weil der „Output“ fehlt oder geringer ausgefallen ist als geplant. Zusätzlich spielen äußere Faktoren wie Strom, Internet und funktionierende Endgeräte eine Rolle, was zusätzlich das produktive Arbeiten einschränkt oder unterbricht. Der Aufwand, welchen man hat– welcher allerdings auch subjektiv ist – fühlt sich damit häufig sehr viel höher als der eigentlich kreierte Nutzen am Ende an. Damit besteht die größte Herausforderung darin, ein angemessenes Gleichgewicht zu finden und vor allem zu akzeptieren, dass man nicht jeden Tag den gleichen Output oder das gleiche Maß an Ergebnissen liefern kann und wird.
Trotzdem gibt es verschiedene Methoden produktives Arbeiten auch in Office Jobs zu unterstützen.
Für Unternehmen sollte das Ziel die Verbesserung der Gesamtproduktivität des Unternehmens sein und damit ein ganzheitliches Management.
Das bedeutet, alle Ressourcen (Mensch, Maschine, Material …), die im Prozess eingesetzt werden, alle Arten von Produktivitätsverlusten einzubeziehen, alle Prozesse, deren Wechselwirkungen und alle Unternehmensbereiche zu beachten.
Für Einzelpersonen bzw. einzelne Abteilungen und Teams können das die unterschiedlichsten Dinge sein.
Hacks – oder auch Tipps oder Wege - um produktiver zu arbeiten können, lassen sich daher in verschiedene Kategorien einteilen:
Unternehmensstruktur
Hierbei ist es wichtig, den Aufbau des Unternehmens zu kennen und visualisiert zu haben. Durch transparente Hierarchien und Zuständigkeiten ist direkt klar, wo welche Entscheidung getroffen wird und welche Personen Ansprechpartner:in für gewisse Themen sind. So lassen sich Abstimmungen vereinfachen.
Kommunikation und Transparenz
Mit der Unternehmensstruktur verbunden ist die Kommunikation und Transparenz. Schaffen Sie Klarheit darüber, wer über welchen Kanal mit wem in Kontakt tritt. Um die Kommunikation zu verbessern, ist die Wahl des Kanals entscheidend. Kann eine Problematik bspw. kurz per Telefonat besser geklärt werden als über einen tagelangen Mailverkehr? Ein weiteres Stichwort: Meeting-Kultur – Hier herrscht in den meisten Unternehmen großes Optimierungspotential. Es hilft vor allem, sich vor jedem Meeting wirklich zu fragen „Sind alle Personen für diese Besprechung relevant, ist das Meeting wirklich relevant oder kann die Zeit besser genutzt werden“.
Workflows
Definieren Sie die Workflows, Prozesse und Automatismen innerhalb der Abteilungen. Nichts frustriert mehr, als Redundanzen oder Informationsverluste. Festgeschriebene Arbeitsabläufe und dementsprechend aufgelistete Zuständigkeiten für wiederkehrende Tätigkeiten verhindern unnötige und erleichtern notwendige Abstimmungen und sorgen demnach für effektiveres Arbeiten. Ein gutes, zentrales Wissensmanagement ist hier zusätzlich wichtig.
Zeitmanagement
Letztlich läuft vieles in Office Jobs darauf hinaus, Zeit effektiver zu nutzen. Hierfür gibt es eine Menge Methoden, um Arbeitsphasen, To-dos und Zeitgestaltung zu optimieren. Da jeder anders funktioniert und arbeitet, ist es für Unternehmen schlau, den Mitarbeitenden den notwendigen Freiraum zu lassen, eigene Konzepte anzuwenden und umzusetzen. Beispiele hierfür sind unter anderem: Pareto Prinzip, getting Things done, Deadlines …
Tools
Irgendwie spielen sie ja überall mit rein. Tools zum Zeitmanagement, zur Kommunikation, zur Verbesserung und Visualisierung von Workflows und der Unternehmensorganisation … (Hierzu hatten wir bereits einen Blogbeitrag veröffentlicht, welchen ihr hier nachlesen könnt.) Unser Fazit– Aus der vielfältigen Toollandschaft, solltest Sie für sich bzw. sollten Unternehmen die für sich passenden auswählen und ihre Mitarbeitenden nicht überfordern. Trotzdem aber nicht die Augen vor neuen Anwendungen verschließen und insbesondere auch hier auf gutes Wissensmanagement und Transparenz setzen. Halten Sie fest, wo mit welchem Tool gearbeitet wird.
Letztlich hängen also alle Kriterien miteinander zusammen und die Gesamtproduktivität eines Unternehmens lässt sich nicht eingleisig optimieren.
Für uns als individuell arbeitende Menschen ist das wichtigste sich nicht stressen oder unter Druck setzen zu lassen, jeden Tag maximale Ergebnisse erzielen zu wollen.
Manchmal ist es eben nur ein zündender Gedanke, ein LinkedIn Post, ein gefundener Bug oder eine fertig formulierte wichtige Mail, welche als "Output" steht.
Quellen:
Frenz, W. (1963). Die Definition der Produktivität. In: Beitrag zur Messung der Produktivität und deren Vergleich auf der Grundlage technischer Mengengrößen. Forschungsberichte des Landes Nordrhein-Westfalen, vol 1228. VS Verlag für Sozialwissenschaften, Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-663-02346-3_2
Jeske, T. & Lennings, F. (2021). Produktivitätsmanagement 4.0. Springer Vieweg Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-662-61584-3
Lasshoff, B. (2006). Produktivität von Dienstleistungen. Deutscher Universitätsverlag Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-8350-9084-2
Schneider, H. (2020). Das Rätsel der Produktivität. Springer Gabler Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-658-31758-4
