Es ist ein viel zu häufiges Dilemma: Im Unternehmens- und Projektalltag stellen in der Regel die fachliche und methodische Qualifikation von Mitarbeitenden die Weichen zu ihrer Beförderung in eine (Projekt-)Leitungsfunktion.
Sicher sind sowohl die fachlichen Fähigkeiten in einem für das Projekt relevanten Umfeld als auch methodische Kenntnisse im Projektmanagement wichtige Qualifikationen, die ein Projektleiter oder eine Projektleiterin für die erfolgreiche Erledigung seiner bzw. ihrer Aufgaben mitbringen sollte. Jedoch wird ein wichtiger Aufgabenbereich häufig übersehen.
Neben den fachlichen und methodischen Tätigkeiten wie der Definition und Festlegung der Projektanforderungen, der Organisation des Projekts mit seinen Zeit- und Budgetvorgaben gehört es auch zu den Aufgaben einer erfolgreichen Projektleiterin oder -leiters, das Projektteam zu befähigen, die gestellte Projektaufgabe zu erledigen.
Die vielfältigen Aufgaben, die das beinhaltet, möchten wir an dieser Stelle einmal in 5 große Aufgabenbereiche unterteilen und näher erläutern.
1. Aus einer Ansammlung an Menschen ein Team formen
Projekte sind definiert über ihre Einmaligkeit. Für die Erledigung von Aufgaben, die neu für eine Organisation sind, ergeben sich immer auch neue Teamkonstellationen aus unterschiedlichen Mitarbeitenden, die in einem Projekt zusammenarbeiten. Entsprechend der individuellen Aufgabenstellung und Anforderungen eines Projekts arbeiten Menschen aus unterschiedlichen Fachbereichen, Teams und Abteilungen zusammen, die in ihren jeweiligen Abteilungen oder auch in vergangenen oder parallelen Projekten unterschiedliche Rollen innehaben und ggf. sogar unterschiedliche Hierarchieebenen bekleiden. Zusätzlich können externe Projektmitarbeitende mit neuen Sicht- und Arbeitsweisen weitere Komplexität einbringen.
Aus diesen unterschiedlichen Charakteren gilt es nun, ein Team zu formen, in dem die unterschiedlichen Teammitglieder die passenden Rollen entsprechend ihren Fähigkeiten und Aufgaben im Projekt finden können – und das häufig mit sehr wenig Zeit. Der Frage nach den wichtigen Rollen für ein Team (zum Beispiel aus dem Teamrollen-Modell von Belbin) haben wir bereits einen ausführlichen Beitrag gewidmet und wer Tuckmans Teamuhr oder vergleichbare Teambuilding-Modelle kennt, wird schnell erkennen, welche Mammut-Aufgabe bereits das Formen eines Projektteams bedeuten kann.
2. Dieses Team führen – oft ohne disziplinarische Befugnisse
Als Projektleiter oder -leiterin haben wir immer auch die Rolle der Führungskraft dieses Teams und das nicht selten ohne disziplinarische Befugnisse und im schwierigsten Fall noch in Konkurrenz zu disziplinarisch vorgesetzten Führungskräften in der Linienorganisation. Niemand hat behauptet, dass das einfach wird.
Hier zeigt sich besonders deutlich, wie wichtig auch die soziale Kompetenz von Projektleitenden ist. Als Führungskraft des Projektteams ist es ihre Aufgabe, das Team zu motivieren und darin zu befähigen, als Team das Projektziel erfolgreich zu erreichen. Dabei gilt es auch, die unterschiedlichen Rollen der einzelnen Mitarbeitenden in unterschiedlichen Projekten oder Abteilungen zu kennen und zu berücksichtigen.
3. Interne und externe Kommunikation und Verhandlung
Für die Führung eines Projektteams kommt daher der Kommunikation mit dem eigenen Team aber auch mit allen Stakeholdern des Projekts eine entscheidende Rolle zu. Insbesondere wenn eine disziplinarische Grundlage fehlt, hilft es, in gezielten Gesprächen ebenso wie informellen Plaudern herauszufinden, wie die eigenen Teammitglieder ticken, wo der Schuh besonders drückt und welche Faktoren für diesen Mitarbeiter oder diese Mitarbeiterin besonders motivierend wirken.
Eine gute Projektleiterin oder ein guter Projektleiter sollte im Interesse des Teams und des Projekts auch auf eine enge Abstimmung mit anderen Stakeholdern wie Führungskräften der originären Abteilungen der Teammitglieder oder anderen Projektleiterinnen und Projektleitern setzen. In diesem Kontakt geht es immer auch darum, die Interessen des eigenen Teams zu verhandeln und idealerweise Lösungen und Kompromisse zu finden, mit denen insbesondere das Team mit seinen unterschiedlichen Rollen und individuellen Kapazitäten berücksichtigt wird.
Denn nichts ist weniger motivierend als eine Führungskraft, die das eigene Team im Sinne des individuellen Erfolgs aus den Augen verliert.
4. Konflikte lösen, bevor sie zu Krisen werden
Ein großer Vorteil des engen Austauschs mit dem eigenen Team besteht darin, dass auch (drohende) Konflikte schnell erkannt werden. Eine häufige Ursache für Konflikte und damit auch eine Bedrohung für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts sind unklare Rollen und Positionen. Diese festzulegen und dem Team klar und transparent zu kommunizieren, kann bereits ein großes Konfliktrisiko nehmen.
Aber auch gegenüber anderen Stakeholdern drohen Konflikte, wenn es zum Beispiel um die Priorisierung unterschiedlicher Projekte geht, an denen Mitarbeitende mit begrenzen Kapazitäten beteiligt sind. Auch hier hilft der transparente und offene Austausch und mit Übersicht über die unterschiedlichen Rollen und Kompetenzen der eigenen Teammitglieder lassen sich häufig alternative Lösungen und Kompromisse zur Erledigung der unterschiedlichen Projektaufgaben finden. Eine wichtige Bedeutung kommt hier dem Festlegen realistischer Deadlines zu. Unsere 5 Tipps können Sie in unserem Blogbeitrag zu diesem Thema noch einmal nachlesen.
Nicht jede Krise entsteht aber aus internen oder externen Konflikten. Auch andere, unerwartete Ereignisse können Ihr Projekt ins Wanken bringen. Hier gilt es, als Projektleiterin oder Projektleiter Verantwortung zu übernehmen, dem Team gegenüber Präsenz zu zeigen und das Vertrauen zu vermitteln, dass Sie selbst daran glauben, dass Sie die Krise gemeinsam als Team bewältigen können. Gerade in der Krise kommt Ihrer Rolle als Kommunikator und Motivator Ihres Teams eine besonders wichtige Bedeutung zu.
5. Wandlungsfähigkeit im Projektumfeld fördern
Zu guter Letzt bedeuten Projekte häufig auch Veränderungen innerhalb der Organisation und erfordern insofern auch die klassischen Fähigkeiten eines Change Managers. Auch hier kommt der Kommunikation insbesondere mit dem Projektumfeld eine wichtige Rolle zu. Als Multiplikator des eigenen Projekts ist es Ihre Aufgabe als Projektleiterin oder Projektleiter, die Veränderungen, die Ihr Projekt in seinem Umfeld bewirkt zu fördern und sinnvoll einzubetten. Es gilt, Verständnis für notwendige Maßnahmen zu fördern und Ängsten oder Sorgen proaktiv zu begegnen und sie im ehrlichen Austausch zu nehmen.
Insgesamt zeigt sich auch bei der Position der Projektleiterin oder des Projektleiters eine Herausforderung, vor der viele Führungskräfte stehen: Führung wird noch viel zu selten als vollwertige Arbeitsaufgabe mit einem entsprechenden Zeit- und Kompetenzbedarf gesehen. Im Projektumfeld kommen häufig erschwerte Bedingungen durch die Kurzfristigkeit der Zusammenarbeit von Projektteams und die Dynamik des Projektumfelds hinzu und wie so häufig liegt einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg dieser Führungsaufgabe in der transparenten Kommunikation mit dem Team und der Übersicht über das große Ganze.
