Nicht noch ein Tool… Wie du neue Software richtig einführst

25.4.2022

von

Denise Hank

Habt ihr mal gezählt, wie viele Tools ihr den Tag über verwendet? Bei mir sind die folgenden beruflich mehr oder weniger im Dauereinsatz und ohne diese wäre ich wirklich aufgeschmissen:  

  • MS Office  
  • Clickup  
  • Figma  
  • Miro  
  • Slack  
  • Datev  
  • Zoho  
  • Und natürlich auch Con Cubo  

Laut dem “2021 Business Enablement Report” von Templafy benötigen 45 Prozent der Mitarbeiter:innen mindestens sechs bis zehn verschiedene Tools pro Woche, um ihre Arbeitsaufgabe zu erledigen. Dabei erfolgt mindestens drei bis viermal pro Stunde ein Wechsel zwischen den Anwendungen. Kein Wunder, dass Mitarbeitende sich an dieser Stelle schnell von der zunehmenden Komplexität überwältigt fühlen.  

Effizienzverlust durch zu viele „unterstützende“ Tools?  

Dabei soll die Software doch eigentlich genau die gegenteilige Aufgabe erfüllen: Effizienz und Produktivität steigern, generell den Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit in (dezentralen) Teams vereinfachen. Und das bitte ohne zunehmend digitalen Stress und die gegenteilige Wirkung, nämlich einen Effizienzverlust. Schließlich resultiert daraus auch ein enormer Frust für Personen, die mit der Tool-Landschaft der Organisation arbeiten „müssen“. Und dieser Frust führt wiederum schnell zur Ablehnung und Inakzeptanz moderner, eigentlich unterstützender Anwendungen, die sich besonders dann äußert, wenn eine neue Software eingeführt werden soll.  

Die Ursachen?  

Aus meiner Erfahrung stehen die folgenden acht Ursachen im Vordergrund:  

  1. Negative Erlebnisse bei der Einführung der bisherigen Tools
  2. Die Tools wurden nicht mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen abgestimmt
  3. Eine schlechte Usability, die eine regelmäßige Nutzung ausbremst
  4. Mangelnde Kenntnis über die Anwendung und Funktionen der Software
  5. Wachsende Toollandschaft, die zunehmend chaotischer und intransparenter wird
  6. Fehlende Integration in bestehendes Ökosystem der Organisation (schafft Parallelwelten in Excel und Redundanzen)  
  7. Technologiesprung, bei dem das Gap zu den bestehenden Lösungen zu groß ist
  8. Fehlender oder schlechter Support (kennen wir glaube ich alle, sehr nervig)

In meiner neulich gestarteten nicht repräsentativen LinkedIn-Umfragen kam noch einmal die Kommunikation insbesondere über das Warum und Wie der Einführung einer neuen Software als weitere entscheidende Stellschrauben heraus.  

Ausschnitte aus Gründerin Denise Hanks LinkedIn Beitrag bzw. Umfrage zum Thema: Woran liegt es, dass neue Software häufig als störend empfunden wird?"  Antworten: Schlechte Usabiliy 33%, Falsche Features für die Aufgaben 8%, Mangelhafter Support 0%, Strategie der Implementierung 58% - Kommentare von Sebstian Gerlich und Bern Juergen Rulle, die diese unterstützen und die Kommunikation bzgl. der neuen Tools thematisieren

Eines haben all diese Ursachen gemeinsam, sie zeigen den wichtigsten Erfolgsfaktor für die Einführung einer neuen Software: Die Menschen, die das Herz jeder Organisation bilden, dürfen nicht vergessen werden. Wir wissen, dass Software viele Probleme lösen kann. Doch ohne die Akzeptanz und die Anpassung an die Bedürfnisse der Personen, die mit dieser arbeiten sollen, schafft die beste Toollandschaft keinen Mehrwert.  

Doch wie nehme ich meine Mitarbeitenden richtig mit?  

Diejenigen, die nun hier die eine fertige Komplettlösung erwarten, muss ich leider enttäuschen. Denn so unterschiedlich das Technologie-Stack sein kann, so vielfältig und individuell sind je nach obigen Gründen auch die Lösungsansätze. Dennoch möchte ich versuchen, einen kleinen Einblick in meine Erfahrungen und Arbeit zu geben:

Ich persönlich bin sehr begeisterungsfähig und freue mich, neue Tools auszuprobieren und hinsichtlich ihres Mehrwertes zu testen. Für mich als Gründerin fallen die unterschiedlichsten Aufgaben über den Tag verteilt an. Ohne die Unterstützung der oben genannten Tools, hätte ich ein großes Ressourcenproblem.  

Doch nicht jeder schreit “Juhuuuu”, wenn ein neues Tool innerhalb der Organisation implementiert werden soll. Erst recht nicht, wenn dies nicht auf eigenen Wunsch erfolgt. Skeptische ggf. sogar ablehnende Mitarbeitende wollen sich vielleicht gar nicht mit der neuen Software auseinandersetzen. Dies wiederum führt zu einer mangelnden Kenntnis und einer unbefriedigenden Anwendung und so weiter – ein Teufelskreis entsteht.  

Der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung liegt in meinen Augen in der Unternehmenskultur und damit einhergehend in der Veränderungsfähigkeit der Organisation. Die Einführung einer neuen Software ist somit auch eine Führungsaufgabe.  

Hier sollten alle betroffenen Mitarbeitenden von Anfang an mit (Geduld!) einbezogen und abgeholt werden, um direkt ein positives Mindset und eine offene Herangehensweise aufzubauen. Dafür ist auch das Thema Fehlerkultur nicht zu vernachlässigen. Ein Klima, in dem eine offene Kultur besteht, in der Probleme und Feedback ohne Hemmungen kommuniziert werden und in dem Raum für Neugierde, Innovationen und Ideen vorhanden sein darf.  

Zum Wert einer konstruktiven Fehlerkultur möchte ich euch an dieser Stelle auch gleich einmal den Blogbeitrag von Sebastian  – It's not a bug – It’s culture! ans Herz legen.  

Ein weiterer elementarer Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit. Je höher die Usability der neuen Anwendung ist, umso besser erkennen die Nutzer:innen die Erleichterung, die das Tool im Alltag bieten kann. Und: Umso mehr Spaß macht es ihnen, regelmäßig mit dem Tool zu arbeiten. Hier sollte ein gesundes Gleichgewicht zwischen der Funktionalität und der Benutzerfreundlichkeit liegen. Eine Software, die viel kann, aber ein Diplom für die Anwendung benötigt, kostet nur viel und hilft wenig.  

Nun kann man eine Software so oder so im Unternehmen einführen. Entscheidend ist, die richtige Implementierungsstrategie für die eigene Organisation und Situation auszuwählen. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, die Software zunächst in einem kleineren Team zu implementieren und folgend step-by-step ein Roll-out auf die gesamte Organisation durchzuführen. Die Kosten würden zu Beginn überschaubar bleiben und die ersten Nutzer:innen können die Software begleitet ausprobieren und auf Herz und Nieren für die zuvor identifizierten Bedarfe testen.  

Ein anderer Weg wäre, die Software direkt komplett in der gesamten Organisation zu implementieren. Dies würde u.a. zuvor einen höheren Aufwand hinsichtlich der Planung bedeuten, beispielsweise bei der Analyse der individuellen (Abteilungs-)Anforderungen, der bestehenden Toollandschaft und für die Schulung der Anwender:innen. Andererseits reduziert die Einführung über die gesamte Organisation die Komplexität der Toollandschaft insgesamt, da keine diffusen Parallelwelten mit redundanten Funktionen entstehen.  

Ein Schlagwort, das hier immer wieder eine Rolle spielt und das nicht vernachlässigt werden darf, ist die Gewohnheit. Erfahrungsgemäß ist eine bestehende (Software-)Lösung immer so lange doof, bis ein neues System eingeführt werden soll. Dann ist die alte Lösung plötzlich der heilige Grahl, in dem alles so viel besser und einfacher ging.  

Hier sind Geduld und Kommunikation gefragt. Und zwar offen und feedbackorientiert. Nimm die Rückmeldung der Mitarbeitenden ernst und hinterfrage gemeinsam mit ihnen die Kritik an der neuen Lösung ebenso wie die Vorteile der alten Anwendung. So kommst du durch gelebtes Feedback zu einer Lösung, die die Mitarbeitenden mittragen, weil sie sich einbezogen und ernstgenommen fühlen.

7 Tipps für die erfolgreiche Einführung neuer Software - 1. Mitarbeiter einbeziehen und positives Mindset fördern, 2. kooperative Fehlerkultur, 3. Benutzerfreundlichkeit bereits bei der Auswahl beachten, 4. Implementierungsstrategie anpassen, 5. Gewohnheiten respektieren und einbeziehen, 6. Kommunikation über Gründe und Ziele, 7. Feedback zum Bestandteil machen

Software zur Unterstützung des Arbeitsalltags, zur Steigerung der Effizienz und Produktivität sowie für weniger Stress, ist mehr als möglich. Entscheidend ist dabei, die richtige Software auszuwählen inklusive der geeigneten Implementierungsstrategie sowie einen attraktiven Onboarding-Prozess zu starten, bei dem allen Beteiligten von Anfang an den Mehrwert des Tools kennen- und individuell zu nutzen lernen. Dies schafft nicht nur Akzeptanz, sondern auch Vertrauen. Vertrauen in die Software, die Führungskräfte aber auch in die (vorhandene/aufzubauende) offene Organisationskultur, in der der Change nicht nur ein Projekt ist, sondern ein gelebter kontinuierlicher Prozess.

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