Wenn du eine neue Map erstellst, kannst du im Standard-Paket deine Daten auch aus einer bestehenden Übersicht importieren. Nutze dafür eine CSV-Datei. Achte am besten auch darauf, dass die Datei UTF-8 enkodiert wurde, da sonst die Umlaut "ä, ö und ü" in der App nicht richtig dargestellt werden. Diese Art des Importes spart dir eine Menge Zeit, da du nicht alle Abteilungen und Personen selbst erstellen musst und die Mitarbeitenden direkt in den entsprechenden Teams/Abteilungen eingefügt werden. Zieh diese entweder per Drag and Drop in das entsprechende Feld oder Klicke ins Feld um deine Ordner zu durchsuchen.
Mit Klick auf "CSV-Datei importieren" öffnet sich ein Bearbeitungsfeld für die importierten Daten.
Hier kannst du oben links deiner Map zuerst einen Namen geben und du siehst deine Datei, welche du über "Ersetzen" auch ersetzen kannst.
Im besten Fall hast du innerhalb deiner Datei die Spalten bereits analog der für die Map benannt. Dann kannst du jetzt relativ einfach die Felder den Spalten zuordnen.
Der Import ist unterteilt nach Person, Cubo und Rolle. Hilfreich ist die Übersicht auf der rechten Seite, welche dir zuerst eine kurze Erklärung der Felder anzeigt, bzw. wie sie später importiert aussehen. Wenn du den entsprechenden Feldern Daten aus deiner Datei zuordnest werden diese beispielhaft hier angezeigt.
Das kann am Ende folgendermaßen aussehen:
Die Angaben zu den Personen kannst du auf verschiedene Weisen individuell anpassen bzw. ergänzen.
Beginnend mit dem Namen bei den Personenfeldern, kannst du hier auswählen ob Vor- und Nachname aus getrennten Spalten übernommen werden sollen oder ob diese als Personenname aus einer Spalte importiert werden sollen. Um zwischen diesen Optionen zu wechseln, klicke unter der Namensauswahl auf "Separate Felder für Vor- und Nachname auswählen"/"Ein Feld für vollständigen Namen auswählen".
Das Feld Name bzw. Vorname/Nachname sind außerdem Pflichtfelder, welche ausgefüllt sein müssen, um den Import starten zu können.
Auch bei der Adresse kannst du wählen, ob diese aus einer Spalte importiert wird oder die einzelnen Informationen aus verschiedenen Spalten übernommen werden sollen. Achte hierbei darauf, dass die einzelnen Informationen - also Straße, Postleitzahl und Ort - durch Kommas getrennt sind oder sich in verschiedenen Feldern befinden, damit das System diese entsprechend zuordnen kann.
Zusätzlich lassen sich über "weitere Felder hinzufügen" die Informationen E-Mail, Adresse, Telefonnummer, Geburtstag, Geschlecht und Skills der Personen importieren.
Wenn du weitere Personen-Felder hinzufügst müssen diese für den Import gefüllt werden oder vorher wieder entfernt.
Anschließend kannst du deine Cubos aus der Datei importieren. Hierbei kommt es darauf an, was diese in deinem speziellen Fall beschreiben und wie sie in der Datei benannt sind. Es gibt die Möglichkeit Cubos und Sub-Cubos auszuwählen, also beispielsweise Cubos als Abteilungen mit Sub-Cubos als Unterteams oder Projekte. Sub-Cubos werden in diesem Fall in die entsprechend ausgewählten Cubos erstellt.
Zusätzlich werden auch Rollen (z.B. Positionen) und Rollen-Skills (die für die Ausführung einer Position benötigt werden) aus der importierten Datei übernommen. Rollenskills erfassen wir zunächst alle mit dem niedrigen Skill-Level und als erforderlich. Dies kannst du nach dem Import bei Bedarf rollenspezifisch anpassen. Personenskills werden mit dem Standard-Wert "niedriges Skill-Level" importiert.
Wenn du alles, was du importieren möchtest, ausgewählt hast, kannst du am Ende des Fensters auf "Import" klicken und deine Map erstellen. Wenn der Import erfolgreich war, erscheint die Map in der Übersicht.
Achtung: In der aktuellen Version kann eine zu hohe Anzahl an Personen oder Rollen (>500) zu Einschränkungen in der Performance der Map führen. Tipps, wie du die Performance deiner Map verbessern kannst, findest du ebenfalls im How-to.
