Das Organigramm ist tot – lang lebe das Organigramm.
Organigramme sollen ein Schaubild der Struktur und Arbeitsweisen innerhalb einer Organisation sein und damit eine Information darüber vermitteln, wie in einem Unternehmen gearbeitet wird. Die Realität sieht allerdings oft ganz anders aus. In immer dynamischer werdenden Organisationen, in denen projektbasiert gearbeitet wird und Teams abteilungsübergreifend immer wieder neu zusammengestellt werden, wird das klassische Organigramm zum Auslaufmodell: Veraltetet Informationen oder zu starke Vereinfachungen, die der Unternehmensrealität nicht gerecht werden, machen aus dem sinnvollen Tool bestenfalls noch ein notwendiges Übel, das für Audits und Zertifizierungen am Leben gehalten wird.
Gleichzeitig braucht es Organigramme in komplexen Unternehmen, die standortübergreifend oder dezentral zusammenarbeiten, mehr denn je. Transparenz und Übersicht über die vorhandenen Strukturen, Arbeitsweisen und Potentiale werden zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Besonders dann, wenn Personal an allen Ecken und Enden fehlt. Es braucht also auch in Zukunft Visualisierungen, die uns transparent und übersichtlich die Arbeitsweise einer Organisation zeigen. Allerdings gilt es, diesen Dynamik und Flexibilität einzuhauchen. Das gelingt mit dem lebendigen Organigramm.
Vorteile eines lebendigen Organigramms
Ein lebendiges Organigramm bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitenden immer einen aktuellen Überblick über die Unternehmensstruktur. Das erleichtert es neuen Mitarbeitenden, sich in Ihrer Organisation zurechtzufinden. Gleichzeitig erleichtert ein lebendiges Organigramm die interdisziplinäre Zusammenarbeit, weil Sie über Abteilungssilos hinaus verborgene Potentiale identifizieren und Teams flexibel zusammenstellen können. Wenn Sie alle Mitarbeitenden transparent im Blick haben, können Sie sicherstellen, dass Sie diese wirklich zielführend und entsprechend ihrer individuellen Stärken einsetzen. So steigt die Produktivität Ihrer gesamten Organisation.
Im Gegensatz zum klassischen Organigramm vermittelt das lebendige Organigramm detaillierte Informationen über die Zusammenarbeit auch in komplexen Organisationen und Strukturen. Mit dieser ganzheitlichen Übersicht können Sie auf Basis des lebendigen Organigramms bessere Entscheidungen treffen.
Den richtigen Rahmen für Ihr lebendiges Organigramm schaffen
Mit dem lebendigen Organigramm erstellen Sie ein dynamisches Schaubild, das kollaborativ erstellt und gepflegt wird und verschiedene Informationsinteressen unterschiedlicher Stakeholder bedient. Damit alle Mitarbeitenden gleichermaßen auf das Organigramm zugreifen können, sollte es digital erstellt und zentral abgelegt sein, idealerweise in der Cloud. Eine intuitiv bedienbare Software, in der das Erstellen und Pflegen des lebendigen Organigramms Spaß macht, fördert die Akzeptanz und damit auch die Qualität und Aussagekraft des lebendigen Organigramms.
Nehmen Sie sich bei der Einführung des lebendigen Organigramms Zeit und erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden Leitlinien, welche Informationen in Ihr lebendigen Organigramm gehören. Legen Sie Zuständigkeiten fest und überlegen Sie von Anfang an, an welchen Stellen Sie das lebendige Organigramm in Ihrem Unternehmensalltag einbinden können und wollen.
Besonders hervorheben möchte ich an dieser Stelle aber eine andere Voraussetzung des lebendigen Organigramms: Das lebendige Organigramm ist nicht einfach ein Werkzeug, das Sie auf Basis einer Organigramm-Vorlage nach Schema F erstellen können. Vielmehr ist es Ausdruck und Bestandteil einer transparenzorientierten Unternehmenskultur. Gut gepflegt vermittelt es Detailinformationen über die Zusammenarbeit in Abteilungen, Teams und Projekten sowie Hintergründe zu Stärken aber auch Schwächen der einzelnen Mitarbeitenden. Das braucht Vertrauen innerhalb Ihrer Teams, Abteilungen und der gesamten Organisation. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeitenden sich sicher fühlen, Fragen, Wünsche, Ideen aber auch Schwächen und Fehler zu benennen, können Sie diese Informationen in Ihrem lebendigen Organigramm erfassen und in Ihrer Entscheidungsfindung berücksichtigen.
Mit dem Aufbau Ihres lebendigen Organigramms müssen und sollten Sie aber nicht darauf warten, dass diese psychologische Sicherheit in allen Teams und bei allen Mitarbeitenden vollumfänglich erreicht ist. Die Lebendigkeit des Organigramms gibt Ihnen die Chance, gemeinsam mit den Mitarbeitenden auch in der Detailtiefe zu wachsen. Starten Sie mit den allgemeinen verfügbaren Informationen. Nutzen Sie die kontinuierliche Arbeit mit dem lebendigen Organigramm, um Vertrauen aufzubauen und gewinnen Sie durch aktives Zuhören immer neue Erkenntnisse, mit denen Sie Ihr lebendiges Organigramm anreichern.
Die vier Ebenen des lebendigen Organigramms
Vier Ebenen machen das lebendige Organigramm aus: Die Organisations- und Projektstrukturen, Rollen- und Tätigkeitsprofile, die Mitarbeitenden sowie genutzte Tools und Methoden, Prozesse und Arbeitsweisen. In den folgenden Abschnitten gebe ich Ihnen zu den einzelnen Ebenen einen Einblick, worauf es ankommt und welche Informationen Sie wie in Ihrem Organigramm erfassen sollten.
1. Organisations- und Projektstruktur
Im ersten Schritt geht es darum, sich ein Bild von der echten Organisationsstruktur zu verschaffen. Nehmen Sie dafür als Ausgangspunkt Ihr vorhandenes klassisches Organigramm zur Hand. Dieses vermittelt einen ersten Einblick darüber, in welchen Abteilungen oder Kostenstellen Mitarbeitende organisiert sind. Klassischerweise erkennen Sie hier die formalen Zuständigkeiten wie (sofern vorhanden) Weisungsbefugnisse und Personalverantwortung.
In dynamischen Organisationen werden diese Grenzen aber immer häufiger abgebaut und Teams arbeiten in unterschiedlichen Konstellationen abteilungsübergreifend in Projekten zusammen. Machen Sie sich frei von der Vorstellung, dass jeder Mitarbeitende eindeutig einer Abteilung zugeordnet sein muss und erfassen Sie all diese langfristigen Projekte und Arbeitsgruppen. Prüfen Sie, inwiefern für Ihre Organisation auch Kundenprojekte oder aber informelle Gremien wie die Taskforce papierfreies Büro berücksichtigt werden müssen.
Auf dieser Ebene sollten all die Strukturen und Projekte erfasst werden, in denen Mitarbeitende in einem Team über einen längeren Zeitraum an einem bestimmten Thema arbeiten. Sammeln sie am Anfang lieber zu viele Informationen als zu wenige.
2. Rollen und Tätigkeitsprofile
Im zweiten Schritt geht es um die unterschiedlichen Rollen und Aufgaben, die innerhalb dieser Strukturen erfüllt werden müssen. Eine Rolle, die wir von jedem Mitarbeitenden bereits kennen, ist die Positionsbezeichnung, die wir zum Beispiel auf der Visitenkarte, im Arbeitsvertrag oder in der E-Mail-Signatur wiederfinden. Zusätzlich wirken Mitarbeitende in Arbeitsgruppen und Gremien mit oder erfüllen relevante Rollen wie die der betrieblichen Ersthelfer. Sammeln Sie im ersten Schritt all diese Rollen gemeinsam mit Ihrem Team. Ergänzen Sie auch Funktionen, die aktuell nicht erfüllt werden, aber eigentlich für den Erfolg Ihrer Organisation notwendig wären.
Nehmen Sie sich nun die Tätigkeitsprofile der einzelnen Rollen vor und überprüfen Sie, ob die darin formulierten Anforderungen nach wie vor aktuell sind. Nicht selten passiert es uns, dass Tätigkeitsprofile über die jahrzehntelange Unternehmenszugehörigkeit von Mitarbeitenden mitgenommen werden, sind, aber in der Realität das Aufgabenfeld durch neue Technologien oder Richtlinien Veränderungen unterliegt. Der Klassiker: Neue notwendige Fähigkeiten werden ergänzt, aber veraltete Anforderungen bleiben weiterhin bestehen und formen ein undurchdringbares Gewirr aus echten Bedarfen und grundlosem Wunschkonzert. Prüfen Sie realistisch: Welche Fähigkeiten sind wirklich notwendig, welche wären gut, werden aber ohnehin on the job erworben und welche braucht es eigentlich wirklich nicht (mehr)? So schaffen Sie gemeinsam mit Ihrem Team Transparenz darüber, welche Bedarfe und Anforderungen innerhalb Ihrer Organisation wirklich relevant sind.
3. Mitarbeitenden- und Skillprofile
Im dritten Schritt geht es nun um das Herzstück jeder Organisation: die Mitarbeitenden. Viele, gerade die berufsbezogenen Fähigkeiten kennen die direkten Kollegen und Vorgesetzten in der Regel. Aber wir alle haben gelernt: Wer schreibt, der bleibt. Auch die bekannten und offensichtlichen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen ist aus zwei Gründen sinnvoll und wichtig:
1. Was Sie aufgeschrieben haben, können Sie nicht vergessen.
2. Im lebendigen Organigramm erfasst, stehen die Informationen auch anderen Abteilungen zur Verfügung, zum Beispiel wenn es um die Planung von Projektteams geht.
Nehmen Sie Abschlüsse, Schulungen und Zertifikate ebenso wie die Berufserfahrung Ihrer Mitarbeitenden ebenso zur Hand wie bereits erstellte Skill-Profile. Gleichen Sie die Profile mit Ihren zuvor erstellten Rollenprofilen ab: Ergeben sich aus den Aufgaben des Mitarbeitenden noch weitere Erfahrungen, die Sie im Profil ergänzen können?
Ihre Mitarbeitenden sind Ihre wichtigste Ressource. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, führen Sie zum Beispiel regelmäßige Einzelgespräche und nehmen Sie das lebendige Organigramm immer wieder als Ausgangspunkt für Entwicklungs- und Feedbackgespräche. Der Sinn des lebendigen Organigramms besteht darin, das es nie stehen bleibt. Es ist ein lebendiges Dokument, das mit neuen Informationen immer weiter wächst und sich verändert. Sammeln Sie zusätzliche Informationen aus den Gesprächen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden verdienen, indem Sie darauf achten, nur die Informationen zu teilen, mit denen Ihr Team einverstanden ist.
4. Arbeitsweise
Im vierten Schritt geht es nun darum, die Arbeitsweise der einzelnen Abteilungen, Teams, Projektgruppen und Gremien zu erfassen. Machen Sie sich hier ein Bild von der Tool-Landschaft, den (informellen) Strukturen innerhalb der Abteilungen, zugrundeliegenden Richtlinien, die in den einzelnen Abteilungen berücksichtigt werden müssen oder Prozessen, die einzuhalten sind. Hier schlummert immer wieder großes Effizienzsteigerungspotential, zum Beispiel wenn Sie überflüssige Dopplungen in Tools identifizieren.
Vier Schritte zu mehr Übersicht und Effizienz
Mit den vier Ebenen erschaffen Sie ein übersichtliches Bild Ihrer Organisation und endlich Transparenz über Ihre echten Strukturen. Sicher, es dauert im ersten Schritt länger, ein lebendiges Organigramm aufzusetzen und erfordert Disziplin und Bereitschaft, es kontinuierlich aktuell zu halten. Doch die Vorteile sprechen für sich. Durch Lebendigkeit, Flexibilität und Detailtiefe macht das lebendige Organigramm aus einem veralteten Relikt ein mächtiges Tool für zukunftsfähig aufgestellte Organisationen, Teams und Projekte.
