Ich erzähle wohl niemandem etwas Neues, wenn ich sage, dass wir es uns heute nicht mehr leisten können, mit unseren zeitlichen und personellen Ressourcen herumzueiern. In Zeiten eines allgegenwärtigen Arbeits- und Fachkräftemangels ist es von existentieller Bedeutung, unsere Mitarbeitenden effizient einzusetzen und Aufgaben so zu verteilen, dass Mitarbeitende nicht nur beschäftigt sind, sondern ihre Fähigkeiten optimal im Sinne der eigenen Weiterentwicklung und dem Erreichen der Unternehmensziele einzusetzen.
In einem vergangenen Beitrag haben wir uns bereits mit der Bedeutung von Produktivität und geeigneten Maßnahmen innerhalb Ihres Teams auseinandergesetzt. Heute möchten wir noch einmal gezielt darauf eingehen, wie Software und Technologie sinnvoll eingesetzt hier unterstützen können.
Nutzen von Software für das Ressourcenmanagement
1. Automatisierung von Tätigkeiten
Mit technischen Neuerungen – zuletzt künstliche Intelligenz mit ChatGPT als vielleicht prominentester Vertreter – geht schnell die Sorge einher, dass Arbeitsplätze wegfallen und Menschen durch Maschinen ersetzt werden. Das Aufatmen ist jedes Mal groß, wenn wir merken, so ganz alleine kann die Maschine zumindest nicht die gleiche Qualität liefern, wie der Mensch. Gleichzeitig zeigt diese Diskussion, dass Technologien durchaus in der Lage sind, Teile unserer Arbeit zu übernehmen.
Gefragt ist also, Technologien, Software und Tools so einzusetzen, dass sie uns in der Erledigung unserer Arbeit unterstützen. Immer dann, wenn es um regelbasierte, wiederholende Tätigkeiten geht, kann Software einen großen Hebel bedeuten, wenn sie uns Aufgaben abnimmt, die wir sonst immer wieder von Hand durchführen müssten.
Zwei Beispiele:
• Regeln in unserem E-Mail-Postfach helfen uns, unsere Inbox ohne eigenen Aufräum-Aufwand ordentlich und übersichtlich zu halten. Das spart Zeit beim Sortieren und Finden von Informationen.
• Ein Aufgabenmanagement-Tool hilft uns, unsere Arbeit individuell und im Team zu strukturieren. Auch hier unterstützen Automatisierungen im Ablauf zusätzlich, wenn es darum geht, eine Aufgabe in den nächsten Prozessschritt zu übergeben.
2. Analyse in Echtzeit
Technologie und Software ermöglichen es in Ihrem Ressourcenmanagement, die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen in Echtzeit im Blick zu behalten. So können Sie schnell und rechtzeitig auf (drohende) Engpässe reagieren. Eine intelligente Software unterstützt Sie außerdem, wenn es darum geht, passende Lösungen für solche Engpässe zu identifizieren. Nehmen wir auch hier die besonders knappe Ressource Mitarbeitende und konkret ihre begrenzte Arbeitszeit. Mit einer transparenten, abteilungsübergreifenden Übersicht über die unterschiedlichen Kompetenzen und Verfügbarkeiten erkennen wir nicht nur rechtzeitig, wenn eine Abteilung überläuft und Unterstützung benötigt, wir finden auch besonders leicht passende Unterstützung.
Beispiel gefällig?
Sie brauchen kurzfristig Unterstützung für ein Projekt, das bestimmte Fachkenntnisse erfordert, spontan fallen Ihnen nur die zwei Mitarbeitenden ein, die ohnehin schon mit der Aufgabe betraut sind. Die Kollegin, die gerade eine entsprechende Weiterbildung abgeschlossen hat, finden Sie nur, weil sie Ihnen von Ihrer Ressourcenmanagement-Software vorgeschlagen wird.
Wir müssen bereits genug Informationen gleichzeitig im Kopf jonglieren. Software kann uns mit Auswertungen, Benachrichtigungen und Vorschlägen den Rücken freihalten.
3. Digitale Kommunikation und Kollaboration
Gerade wenn es um die Zusammenarbeit standortübergreifender Teams geht, kommt digitalen Kollaborationstools ein großer Mehrwert zu. Statt umständlich Informationen hin und her zu schicken können Sie mit digitalen Kollaborationstools gemeinsam an Dokumenten, Plänen und Strategiepapieren arbeiten, ohne gemeinsam an einem Tisch zu sitzen. Das spart allen Mitarbeitenden Anreisezeit und Ihrem Unternehmen Reisekosten. Keine Frage, manches bespricht man doch besser persönlich, aber wie häufig haben Sie selbst schon gedacht: Puh, anstelle dieses Meetings hätte auch eine E-Mail gereicht.
4. Flexible, asynchrone Zusammenarbeit
Ein weiterer Mehrwert in digitalen Kollaborationstools liegt in der Möglichkeit der flexiblen, asynchronen Zusammenarbeit. Für viele Themen ist es nicht notwendig, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden, es gilt lediglich, sie zu einer bestimmten Deadline abzuschließen. Innerhalb dieser in der Aufgabenmanagement-Software festgelegten Zeit können Mitarbeitende eigenständig festlegen, wann Sie besonders effizient an dieser Aufgabe arbeiten können.
Ein besonders prägnantes Beispiel: On-Demand Online-Schulungen. Ähnlich wie bei einem schlecht vorbereiteten Meeting sind Seminare und Workshops häufig extrem Zeitintensiv und werden neben der eigentlichen Weiterbildungszeit mit An- und Abreise schnell zur Ganztagesveranstaltung, obwohl der eigentliche inhaltliche Mehrwert in 1-2 Stunden vermittelt und verstanden ist.
Zeit und bares Geld sparen durch klug eingesetzte Softwareunterstützung
Damit Technologie und Software diesen Nutzen auch in Ihrer Organisation erfüllen kann, gilt es, die richtige Technologie für Ihre Organisation und Ihre Anforderungen zu identifizieren und sinnvoll einzuführen und einzusetzen. Denn nur, wenn sie von allen Anwendenden verstanden und konsistent eingesetzt wird, hilft Software wirklich, Zeit zu sparen.
Richtig eingesetzt kann Technologie Ihnen helfen, Ihre eigenen Ressourcen effizient einzusetzen, Zeit durch automatisierte Aufgaben und Prozesse zu sparen, durch intelligente Vorschläge objektive Entscheidungen zu treffen und den Kopf frei für Ihre aktuelle Aufgaben zu behalten.
Tipps zur richtigen Auswahl und Implementierung einer neuen Software finden Sie ebenfalls auf unserem Blog. Bei der richtigen Implementierungsstrategie für Con Cubo unterstützen wir Sie selbstverständlich auch mit individuellen Workshops, Schulungen und Trainings im Rahmen unseres Implementierungsangebots.
