Editieren
Einfärben
Rolle erstellen
Cubo erstellen
In anderen Cubo verschieben
Duplizieren
Löschen
E-Mail an Cubo senden
Cubo-Sidebar bearbeiten
Informationen anlegen und verschieben
Zur Bearbeitung eines Cubos kannst du entweder die Werkzeuge in der Toolbar nutzen oder du verwendest die entsprechenden Icons in der Sidebar.
Über die Toolbar und "Editieren" kannst du die generellen Informationen eines Cubos bearbeiten.
Es öffnet sich folgendes Bearbeitungsfenster:
Hier kannst du den Cubo umbenennen oder eine Beschreibung ergänzen. Dies kann hilfreich sein, wenn Abteilungen oder Projekte umbenannt werden bzw. sich das Ziel/Inhalte der Projekte ändern.
Sollte sich ein Projekt auflösen, kannst du hier auch Cubos löschen oder Duplizieren, um das Projekt ggf. auf zwei neue Projekte aufzuteilen.
Die Toolbar bietet dir unter "Einfärben" die Möglichkeit, Cubos mit Farbe zu füllen. Hierbei sind 10 Farben standardmäßig hinterlegt. Mittels HEX-Farbcode kannst du allerdings auch jede beliebige Farbe einsetzen und nutzen.
Insbesondere bei großen Organisationen, mit vielen verschiedenen Cubos, ist das sehr hilfreich, um den Überblick zu behalten. So können bspw. Projekte in einer Farbkategorie gestaltet werden und Abteilungen in einer anderen, um immer auf den ersten Blick zu sehen wo/wie man sich befindet. Oder du verwendest ähnliche Farben, um verwandte Abteilungen zu kennzeichnen.
Zusätzlich kannst du die Farben jederzeit anpassen. So kannst du sie auch für die Zeitdauer, auf welche Projekte angesetzt werden, oder je nach Zuständigkeiten ändern und anpassen.
Per Klick auf das Tool "Rolle erstellen" wird entsprechend eine neue, leere Rolle in den ausgewählten Cubo eingefügt. Diese Rollen brauchst du, um anschließend deine Mitarbeiter:innen in Abteilungen und/oder Teams zuzuordnen.
Wenn du mehrere Rollen gleichzeitig erstellen möchtest, fahre mit der Maus über das "Rolle erstellen"-Icon, rechts öffnet sich ein weiteres Icon, in dem folgenden Modal kannst du die gewünschte Menge (maximal 25) Rollen sowie den Namen für alle Rollen angeben (erfordert mindestens Standard-Paket). Bitte beachte beim Erstellen einer neuen Rolle, das ihr Titel nicht länger als 50 Zeichen sein darf. Tipp: Wenn die Position eines Mitarbeitenden länger ist, könnte es auch inhaltlich sinnvoll sein, diese Aufgaben auf zwei oder mehr Rollen aufzuteilen.
Rollen kannst du allerdings auch unbesetzt lassen, solltest du bspw. (noch) keine konkreten Personen zuordnen können oder erstmal schauen wollen, wie viele Personen du für dieses Team benötigst.
Die konkreten Funktionalitäten von Rollen werden im entsprechenden Reiter genauer beschrieben.
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Mit Klick auf Button "Cubo erstellen" erstellst du einen neuen Cubo und zwar immer genau dort, wo du dich gerade befindest. Da du dich in diesem Fall in der Cubo Ebene befindest, werden weiter Cubos als Sub-Cubos in diese erstellt Also hast du bereits einen anderen Cubo ausgewählt, so wird der "Neue" direkt in diesen eingefügt. Der erste Sub-Cubo wird links oben innerhalb der Haupt-Cubos erstellt. Weitere Sub-Cubos kannst du in Abhängigkeit von den bereits bestehenden Sub-Cubos in diesem Cubo platzieren. Fahre dafür mit der Maus über die Seitenränder des benachbarten Sub-Cubos. Ein blauer Schatten zeigt dir, wenn du hier einen Sub-Cubo erstellen kannst, ein roter Schatten bedeutet, dass der Platz nicht ausreicht, um hier einen Sub-Cubo zu erstellen.
Wenn du den Platzieren Modus verlassen möchtest, ohne einen Sub-Cubo zu erstellen, klicke erneut auf das Icon oder drücke die ESC-Taste deiner Tastatur. Beachte, dass du neue Sub-Cubos nur in dem aktuell gewählten Cubo erstellen kannst. Wenn du Sub-Cubos in einem anderen Cubo erstellen möchtest, wähle diesen zunächst aus.
Wenn du einen neuen auf Map-Ebene erstellen willst, musst du dich mit Klick in die Map zurück auf diese begeben. Wenn du mehrere Cubos gleichzeitig erstellen möchtest, fahre mit der Maus über das "Cubo erstellen"-Icon, rechts öffnet sich ein weiteres Icon, in dem folgenden Modal kannst du die gewünschte Menge (maximal 6) Cubos angeben.
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In wachsenden Organisationen verändern sich Dynamiken ständig. Teams, Abteilungen und Rollen wachsen, werden angepasst oder Zuständigkeiten verlagern sich. Damit sich auch deine Organisation in Con Cubo mitverändern kann oder du ggf. Fehler beim Erstellen einfach anpassen kannst, gibt es die Möglichkeit, Cubos in andere Cubos zu verschieben.
Klicke dafür einfach den entsprechenden Cubo an und auf "in anderen Cubo verschieben". Das Tool fragt dich im Anschluss wohin du ihn verschieben möchtest. Per Klick auf die entsprechende Umgebung - anderer Cubo oder Map - erscheint er an deinem Wunschort.
Da es vorkommen kann, dass Cubos versehentlich am falschen Ort erstellt werden oder Projekte die Abteilungen wechseln, können diese mit der Funktionalität "in andere Cubos" verschieben den Ort wechseln.
Wenn du dich anders entscheidest und einen gewählten Cubo doch nicht mehr verschieben möchtest, kannst du die Aktion durch erneutes Klicken des Icons beenden.
Cubos lassen sich außerdem ganz einfach duplizieren. Dafür einfach den entsprechenden Cubo anklicken und anschließend das Tool "Duplizieren". Der neue Cubo erscheint dann auf exakt der Ebene, auf welcher der Vorgänger auch war.
Mittels verschieben, editieren und einfärben kannst du ihn nun von seinem Zwilling abheben und bewegen.
Diese Funktion ist insbesondere hilfreich, wenn sich Teams oder Abteilungen aufteilen und nicht die komplette Arbeitsumgebung und Rollen neu erstellt werden sollen oder du in der Kapazitätsplanung schauen möchtest, ob sich ein Team besser einer anderen Abteilung zuordnen lässt.
Daher ist es hilfreich, dass sowohl Tags als auch alle Sidebar-Informationen sich ebenfalls mit duplizieren.
Beim Duplizieren kannst du außerdem auswählen, ob die Personenzuordnung übernommen werden soll oder die Rollen ohne Nutzer-Zuordnung im neuen Cubo erscheinen sollen.
Natürlich kann es auch vorkommen, dass sich Abteilungen oder Teams auflösen oder Projekte abgeschlossen werden. Dann werden entsprechende Cubos nicht mehr benötigt und können mittels "In den Papierkorb verschieben" für vorerst 30 Tage temporär gelöscht, aber jederzeit wiederhergestellt werden.
Im Papierkorb kannst du je nach Nutzungsrecht sehen, wer wann welchen Cubo oder auch welche Rolle gelöscht hat und diese bei Fehlern entsprechend wiederherstellen.
Über das Drei-Punkte-Menü in der Sidebar kannst du neben den Bearbeitungsfunktionen sowie der Möglichkeit, einen Cubo zu löschen, auch die E-Mail-Funktion.
Mit der Funktion E-Mail versenden kannst du auf einen Klick an alle Personen innerhalb des Cubos eine Mail schicken. Bei Klick auf entsprechende Funktion öffnet sich dein E-Mail-Programm und die Mailadressen werden ins BCC einer neuen E-Mail aufgenommen.
Beachte: Wenn der Cubo sowohl Personen und Sub-Cubos beinhaltet, kannst du wählen, ob die Mail ebenfalls an diese Sub-Cubos versandt werden soll.
Befinden sich im Original Cubo keine Personen sondern nur Sub-Cubos, so werden alle Personen in diesen automatisch in den Verteiler aufgenommen.
Bild
Du kannst jedem Cubo ein Bild zuweisen - beispielsweise ein Teamfoto des entsprechenden Teams oder auch das Logo der Abteilung. Das hilft dir und deinem Team bei Klick auf entsprechenden Cubo direkt zu sehen, wo ihr euch befindet.
Wenn du dich mit deiner Maus in dem Feld unter dem Namen des Cubos befindest, erscheint ein Bearbeitungsicon. Mit Klick darauf öffnet sich ein Fenster zu deinem Browser und du kannst ein entsprechendes Foto auswählen, skalieren, drehen und zuschneiden. Angezeigt werden hier nur quadratische Fotos.
Das Bild wird auf der Map nicht angezeigt, allerdings in der Map Sidebar.
Name
Der Name des Cubos ist das wohl wichtigste Element. Dieser erscheint in jedem Element oben links und ist auch auf der Map zu sehen. Außerdem findest du Cubos anhand ihres Namens in der Suchfunktion. Dieser sollte daher kurz und treffend, aber dennoch ausreichend beschreibend gewählt sein.
Du kannst ihn allerdings auch jederzeit anpassen.
Tags
Um deinen Cubo kurz und prägnant zu beschreiben, kannst du ihn mit Tags versehen. Diese können Verknüpfungen zu anderen Abteilungen darstellen oder Themenbereiche sein, welche du in mehreren Abteilungen, Teams oder Projekten implementieren möchtest. Diese Tags siehst du auch auf der Map, sodass sie ein hilfreiches Werkzeug sind, um auch hier tiefgreifender Informationen abzubilden.
Beschreibung
Mithilfe der Beschreibung deines Cubos kannst du ausführen, was genau dieser beinhaltet. Also beispielsweise um welche Abteilung es sich genau handelt oder womit sich Projekte hauptsächlich beschäftigen. Das Feld lässt sich in der Größe anpassen und auch der Inhalt ist ständig veränderbar, sollten sich Aufgaben oder Ziele ändern.
Zusätzlich kannst du hier Informationen einpflegen. Diese können inhaltlich sehr vielfältig sein und komplett von dir angepasst. So kannst du bspw. für einzelnen Teams die Teammeetings inkl. näherer Beschreibung nachhalten oder andere Notwendigkeiten für jeden aus diesem Team oder Abteilung.
Diese Informationen kannst du bei Bedarf in einer beliebigen Reihenfolge anordnen. Fahre damit einfach mit der Maus über den Bereich den du verschieben möchtest, am linken Rand erscheint nun ein Icon aus 6 Punkten, klicke darauf und ziehe die Information mit gedrückter Maustaste an die Stelle, an der du sie benötigst.
