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Rolle erstellen
Cubo erstellen
In anderen Cubo verschieben
Duplizieren
Löschen
E-Mail an Cubo senden
Cubo-Sidebar bearbeiten
Informationen anlegen und verschieben
Zur Bearbeitung eines Cubos können Sie entweder die Werkzeuge in der Toolbar nutzen oder Sie verwenden die entsprechenden Icons in der Sidebar.
Über die Toolbar und "Editieren" klnnen Sie die generellen Informationen eines Cubos bearbeiten.
Es öffnet sich folgendes Bearbeitungsfenster:
Hier können Sie den Cubo umbenennen oder eine Beschreibung ergänzen. Dies kann hilfreich sein, wenn Abteilungen oder Projekte umbenannt werden bzw. sich das Ziel/Inhalte der Projekte ändern.
Sollte sich ein Projekt auflösen, können Sie hier auch Cubos löschen oder Duplizieren, um das Projekt ggf. auf zwei neue Projekte aufzuteilen.
Die Toolbar bietet dir unter "Einfärben" die Möglichkeit, Cubos mit Farbe zu füllen. Hierbei sind 10 Farben standardmäßig hinterlegt. Mittels HEX-Farbcode können Sie allerdings auch jede beliebige Farbe einsetzen und nutzen.
Insbesondere bei großen Organisationen, mit vielen verschiedenen Cubos, ist das sehr hilfreich, um den Überblick zu behalten. So können bspw. Projekte in einer Farbkategorie gestaltet werden und Abteilungen in einer anderen, um immer auf den ersten Blick zu sehen wo/wie man sich befindet. Oder Sie verwenden ähnliche Farben, um verwandte Abteilungen zu kennzeichnen.
Zusätzlich können Sie die Farben jederzeit anpassen. So können Sie sie auch für die Zeitdauer, auf welche Projekte angesetzt werden, oder je nach Zuständigkeiten ändern und anpassen.
Per Klick auf das Tool "Rolle erstellen" wird entsprechend eine neue, leere Rolle in den ausgewählten Cubo eingefügt. Diese Rollen brauchen Sie, um anschließend Ihre Mitarbeiter:innen in Abteilungen und/oder Teams zuzuordnen.
Wenn Sie mehrere Rollen gleichzeitig erstellen möchten, fahren Sie mit der Maus über das "Rolle erstellen"-Icon. Rechts öffnet sich ein weiteres Icon, in dem folgenden Modal können Sie die gewünschte Menge (maximal 25) Rollen sowie den Namen für alle Rollen angeben (erfordert mindestens Standard-Paket). Bitte beachten Sie beim Erstellen einer neuen Rolle, dass ihr Titel nicht länger als 50 Zeichen sein darf. Tipp: Wenn die Position eines Mitarbeitenden länger ist, könnte es auch inhaltlich sinnvoll sein, diese Aufgaben auf zwei oder mehr Rollen aufzuteilen.
Rollen können Sie allerdings auch unbesetzt lassen, sollten Sie bspw. (noch) keine konkreten Personen zuordnen können oder erstmal schauen wollen, wie viele Personen Sie für dieses Team benötigen.
Die konkreten Funktionalitäten von Rollen werden im entsprechenden Reiter genauer beschrieben.
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Mit Klick auf Button "Cubo erstellen" erstellen Sie einen neuen Cubo und zwar immer genau dort, wo Sie sich gerade befinden. Da Sie sich in diesem Fall in der Cubo Ebene befinden, werden weiter Cubos als Sub-Cubos in diese erstellt. Also haben Sie bereits einen anderen Cubo ausgewählt, so wird der "Neue" direkt in diesen eingefügt. Der erste Sub-Cubo wird links oben innerhalb der Haupt-Cubos erstellt. Weitere Sub-Cubos können Sie in Abhängigkeit von den bereits bestehenden Sub-Cubos in diesem Cubo platzieren. Fahren Sie dafür mit der Maus über die Seitenränder des benachbarten Sub-Cubos. Ein blauer Schatten zeigt Ihnen, wenn Sie hier einen Sub-Cubo erstellen können, ein roter Schatten bedeutet, dass der Platz nicht ausreicht, um hier einen Sub-Cubo zu erstellen.
Wenn Sie den Platzieren Modus verlassen möchtest, ohne einen Sub-Cubo zu erstellen, klicken Sie erneut auf das Icon oder drücken Sie die ESC-Taste der Tastatur. Beachten Sie, dass Sie neue Sub-Cubos nur in dem aktuell gewählten Cubo erstellen können. Wenn Sie Sub-Cubos in einem anderen Cubo erstellen möchten, wählen Sie diesen zunächst aus.
Wenn Sie einen neuen Cubo auf Map-Ebene erstellen wollen, müssen Sie sich zunächst mit Klick in die Map zurück auf diese begeben. Wenn Sie mehrere Cubos gleichzeitig erstellen möchten, fahren Sie mit der Maus über das "Cubo erstellen"-Icon, rechts öffnet sich ein weiteres Icon, in dem folgenden Modal können Sie die gewünschte Menge (maximal 6) Cubos angeben.
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In wachsenden Organisationen verändern sich Dynamiken ständig. Teams, Abteilungen und Rollen wachsen, werden angepasst oder Zuständigkeiten verlagern sich. Damit sich auch Ihre Organisation in Con Cubo mitverändern kann oder Sie ggf. Fehler beim Erstellen einfach anpassen können, gibt es die Möglichkeit, Cubos in andere Cubos zu verschieben.
Klicken Sie dafür einfach den entsprechenden Cubo an und auf "in anderen Cubo verschieben". Das Tool fragt Sie im Anschluss wohin Sie ihn verschieben möchten. Per Klick auf die entsprechende Umgebung - anderer Cubo oder Map - erscheint er an Ihrem Wunschort.
Da es vorkommen kann, dass Cubos versehentlich am falschen Ort erstellt werden oder Projekte die Abteilungen wechseln, können diese mit der Funktionalität "in andere Cubos" verschieben den Ort wechseln.
Wenn Sie sich anders entscheiden und einen gewählten Cubo doch nicht mehr verschieben möchten, könne Sie die Aktion durch erneutes Klicken des Icons beenden.
Cubos lassen sich außerdem ganz einfach duplizieren. Dafür einfach den entsprechenden Cubo anklicken und anschließend das Tool "Duplizieren". Der neue Cubo erscheint dann auf exakt der Ebene, auf welcher der Vorgänger auch war.
Mittels verschieben, editieren und einfärben können Sie ihn nun von seinem Zwilling abheben und bewegen.
Diese Funktion ist insbesondere hilfreich, wenn sich Teams oder Abteilungen aufteilen und nicht die komplette Arbeitsumgebung und Rollen neu erstellt werden sollen oder Sie in der Kapazitätsplanung schauen möchten, ob sich ein Team besser einer anderen Abteilung zuordnen lässt.
Daher ist es hilfreich, dass sowohl Tags als auch alle Sidebar-Informationen sich ebenfalls mit duplizieren.
Beim Duplizieren können Sie außerdem auswählen, ob die Personenzuordnung übernommen werden soll oder die Rollen ohne Nutzer-Zuordnung im neuen Cubo erscheinen sollen.
Natürlich kann es auch vorkommen, dass sich Abteilungen oder Teams auflösen oder Projekte abgeschlossen werden. Dann werden entsprechende Cubos nicht mehr benötigt und können mittels "In den Papierkorb verschieben" für vorerst 30 Tage temporär gelöscht, aber jederzeit wiederhergestellt werden.
Im Papierkorb können Sie je nach Nutzungsrecht sehen, wer wann welchen Cubo oder auch welche Rolle gelöscht hat und diese bei Fehlern entsprechend wiederherstellen.
Über das Drei-Punkte-Menü in der Sidebar finden Sie neben den Bearbeitungsfunktionen sowie der Möglichkeit, einen Cubo zu löschen, auch die E-Mail-Funktion.
Mit der Funktion "E-Mail versenden" können Sie auf einen Klick an alle Personen innerhalb des Cubos eine Mail schicken. Bei Klick auf die entsprechende Funktion öffnet sich Ihr E-Mail-Programm und die Mailadressen werden ins BCC einer neuen E-Mail aufgenommen.
Beachte: Wenn der Cubo sowohl Personen und Sub-Cubos beinhaltet, können Sie wählen, ob die Mail ebenfalls an diese Sub-Cubos versandt werden soll.
Befinden sich im Original Cubo keine Personen sondern nur Sub-Cubos, so werden alle Personen in diesen automatisch in den Verteiler aufgenommen.
Bild
Sie können jedem Cubo ein Bild zuweisen - beispielsweise ein Teamfoto des entsprechenden Teams oder auch das Logo der Abteilung. Das hilft Ihnen und Ihrem Team bei Klick auf entsprechenden Cubo direkt zu sehen, wo Sie sich befinden.
Wenn Sie sich mit der Maus in dem Feld unter dem Namen des Cubos befinden, erscheint ein Bearbeitungsicon. Mit Klick darauf öffnet sich ein Fenster zu Ihrem Browser und Sie können ein entsprechendes Foto auswählen, skalieren, drehen und zuschneiden. Angezeigt werden hier nur quadratische Fotos.
Das Bild wird auf der Map nicht angezeigt, allerdings in der Map Sidebar.
Name
Der Name des Cubos ist das wohl wichtigste Element. Dieser erscheint in jedem Element oben links und ist auch auf der Map zu sehen. Außerdem finden Sie Cubos anhand ihres Namens in der Suchfunktion. Dieser sollte daher kurz und treffend, aber dennoch ausreichend beschreibend gewählt sein.
Sie können ihn allerdings auch jederzeit anpassen.
Tags
Um Ihren Cubo kurz und prägnant zu kategorisieren, können Sie ihn mit Tags versehen. Diese können Verknüpfungen zu anderen Abteilungen darstellen oder Themenbereiche sein, welche Sie in mehreren Abteilungen, Teams oder Projekten implementieren möchten. Diese Tags sehen Sie auch auf der Map, sodass sie ein hilfreiches Werkzeug sind, um auch hier tiefgreifender Informationen abzubilden.
Beschreibung
Mithilfe der Beschreibung eines Cubos können Sie ausführen, was genau dieser beinhaltet. Also beispielsweise um welche Abteilung es sich genau handelt oder womit sich Projekte hauptsächlich beschäftigen. Das Feld lässt sich in der Größe anpassen und auch der Inhalt ist ständig veränderbar, sollten sich Aufgaben oder Ziele ändern.
Zusätzlich können Sie in der Sidebar Informationen einpflegen. Diese können inhaltlich sehr vielfältig sein und komplett individuell angepasst. So können Sie bspw. für einzelnen Teams die Teammeetings inkl. näherer Beschreibung nachhalten oder andere Notwendigkeiten für jeden aus diesem Team oder Abteilung.
Diese Informationen können Sie bei Bedarf in einer beliebigen Reihenfolge anordnen. Fahren Sie damit einfach mit der Maus über den Bereich den Sie verschieben möchten. Am linken Rand erscheint nun ein Icon aus 6 Punkten, klicken Sie darauf und ziehen Sie die Information mit gedrückter Maustaste an die Stelle, an der Sie sie benötigen.
